ELO

Szybki dostęp do dokumentów

Łatwe zarządzanie dokumentami

Wszyscy wiedzą, jak wygląda archiwum z szafami pełnymi kartotek, segregatorami i kartami katalogowymi. Firma ELO przejęła tę sprawdzoną metodę porządkowania dokumentów i przekształciła ją w nowoczesny, elektroniczny system archiwizacyjny. Jego niewątpliwa zaletą jest przeniesienie całego nawału dokumentów z biurka na dysk komputera.

Prostota obsługi

Instalacja programu ELO jest łatwa. Produkt niemal natychmiast nadaje się do użytku, nie wymagając czasochłonnego i kosztownego szkolenia. Do poruszania się po strukturze plików, otwierania folderów i przeglądania dokumentów wystarczy kliknięcie myszy. Obecnie możliwy jest wybór pomiędzy rozszerzonym widokiem drzewa a pierwotnym folderem. Funkcja wyszukiwania umożliwia szybkie wydobywanie potrzebnych informacji, nawet w przypadku przeszukiwania dużej ilości dokumentów. Wbudowana funkcja wyszukiwania tekstu o zbliżonym brzmieniu gwarantuje, że informacje są znajdowane nawet wówczas, gdy tekst poszukiwany różni się nieco od zadanego ciągu znaków, np. wprowadzenie tekstu "night" może spowodować wyszukanie słów "night", "knight" i "nite". Administrowanie dokumentami jest szybkie i łatwe, niezależnie od tego, czy dokumenty są w formie papierowej, zeskanowanej, faksów, plików pakietu Microsoft Office lub programu Outlook. ELO gwarantuje zachowanie ogólnego obrazu, przy równoczesnym zapewnieniu znacznej przejrzystości danych i szybkiego dostępu do dokumentów w codziennej pracy. System zajmuje się wyszukiwaniem, kopiowaniem i przekazywaniem dokumentów, pozwalając zaoszczędzić czas i pieniądze.

Zwiększona wydajność pracy biurowej

System ELO wyposażony jest w funkcje sieciowe i umożliwia wielu użytkownikom równoczesny dostęp do archiwum. Wydajność procesów roboczych, zarówno w obrębie grup użytkowników, jak i pomiędzy nimi, gwarantują funkcje ochrony hasłem, przydzielania praw dostępu, przypominania i bezpośrednie połączenie z pocztą elektroniczną. Funkcja importu/eksportu umożliwia przenoszenie dokumentów, skoroszytów i całych szaf kartotecznych pomiędzy poszczególnymi laptopami, a nawet do wersji ELOprofessional. Dzięki kompatybilności w obrębie rodziny produktów ELO przy dynamicznym rozwoju firma może bez problemu przejść na wyższą wersję ELOprofessional.

Łatwe skanowanie dokumentów papierowych

Wysoce wydajne funkcje skanowania pozwalają bez wysiłku przenieść kłopotliwe sterty papieru do archiwum ELO. Dokumenty te są od tej chwili chronione hasłami i innymi zabezpieczeniami, a przeglądać i edytować mogą je wyłącznie uprawnieni użytkownicy. Dodatkowym zabezpieczeniem jest oferowana przez system ELO opcja tworzenia przenośnego archiwum na płycie DVD. Będąc nowoczesnym rozwiązaniem do zarządzania dokumentami, system ELO jest w naturalny sposób zintegrowany ze środowiskiem biura elektronicznego i oferuje pełen wgląd w dokumenty z centralnego archiwum, a także eliminując problem składowania dokumentów w różnych lokalizacjach i formach.

Bezpieczna pamięć

System ELO oferuje wbudowany mechanizm generowania plików TIFF, który umożliwia wyświetlanie zarchiwizowanych dokumentów nawet, jeśli oprogramowanie źródłowe nie jest już zainstalowane. Moduł TIFF Printer pozwala "drukować" dokumenty z poszczególnych aplikacji wprost do systemu ELO, gdzie zostają zapisane w formacie .tif. W ten sposób dokumenty te będzie można w przyszłości wyszukiwać i przeglądać, niezależnie od posiadania pierwotnego oprogramowania.

Jeden system - wiele archiwów

Często zdarza się, że dokumenty musza być składowane w odrębnych archiwach. Dokumenty spółki musza na przykład znajdować się w archiwum sieciowym, a dokumenty osobiste w lokalnym archiwum na stacji roboczej. System ELO 7.0 wprowadza pojęcie profili, dzięki którym użytkownik może jednym kliknięciem wybrać interesujące go archiwom. Funkcja ta szczególnie przydaje się użytkownikom mobilnym, którzy mogą z łatwością korzystać z firmowego archiwum sieciowego i lokalnego archiwum na laptopie.

Zmieniające się wymagania

Oprócz ELO, system ELO Digital Office zawiera szeroką gamę kompatybilnych produktów, pozwalających spełniać nieustannie wymagania. Produkty te mogą uzupełnić system o funkcję obiegu zadań, zwiększyć pojemność archiwum lub dopuszczalną liczbę użytkowników. Ze względu na kompatybilność interfejsów i danych, migracja z obecnego systemu do jednego z dysponujących większym potencjałem produktów ELOprofessional lub ELOenterprise jest całkowicie bezproblemowa.

Bezpieczeństwo od samego początku

Niezależnie od tego, czy praca odbywa się w grupie, czy indywidualnie, dokumenty są chronione od chwili ich wprowadzenia do systemu ELO. Dzięki funkcji administrowania użytkownikami i kluczami dostępu możliwe jest skonfigurowanie indywidualnych praw dostępu do dokumentów. Szczególnie poufne dokumenty chronione mogą być przez zintegrowany 128-bitowy algorytm szyfrujący. W razie, gdyby sprzęt dostał się w niepowołane ręce, szyfrowanie gwarantuje bezpieczeństwo dokumentów, nie wpływając negatywnie na komfort i łatwość pracy z interfejsem.

Przenośne archiwum na płycie CD/DVD

Na zakończenie procesu lub obiegu zadań zachodzi często potrzeba przeniesienia pewnej ilości dokumentów. Niejednokrotnie ich tworzenie i kompilacja wiążą się ze znacznymi nakładami pracy i czasu. Mechanizm eksportu to prosty sposób na kopiowanie archiwów na płyty CD lub DVD. Dla adresatów płyty CD lub DVD przeznaczony jest bezpłatny program ELO Viewer, który umożliwia przeglądanie zapisanych tam dokumentów na dowolnym komputerze, nawet jeśli nie jest na nim zainstalowany system ELO. Jest to ponadto skuteczna metoda tworzenia kopii zapasowych materiałów zawartych w archiwum.