ELOprofessional

Automatyzacja procesu zamiast
kłopotliwej pracy ręcznej

Obieg dokumentów
Efektywność procesów biznesowych odgrywa decydującą rolę dla sukcesu firmy - lub jego braku. Kiedyś wystarczało sprawdzanie szczegółów procesu zachodzącego w danym pionie - dziś już nie. Obojętne, czy dotyczy to prac rozwojowych, produkcji, marketingu czy procesów dystrybucji, optymalne wyniki można osiągnąć tylko wtedy, gdy wszystkie procesy współistnieją ze sobą w harmonii - w postaci całościowego procesu firmy, który oparty jest na współdzielonej bazie danych. Oprócz tego istnieje sporo wad, którym trzeba zapobiegać, chociażby wprowadzanie informacji już istniejących, dane wewnętrznie sprzeczne, czy wielokrotne przerwy w pracy i procesie. Archiwum ELO, dzięki współdzielonemu zarządzaniu informacjami i dokumentami w różnych pionach firmy, w połączeniu z systemem DMS takim jak ELOprofessional znacząco zwiększa możliwości optymalizacji procesów. Ponadto, zintegrowane komponenty obiegu dokumentów ELO oferują narzędzie służące do graficznego wyświetlania i zarządzania przepływem procesu. Umożliwia to firmie dostęp do nadzoru nad elementami potrzebnymi w bieżącej sytuacji.

Błyskawiczny przepływ informacji
Istotną zaletą procesu biznesowego objętego zarządzaniem i monitorowaniem obiegu dokumentów jest to, że dokumenty mogą szybciej przechodzić od pracownika do pracownika. Faktury, które zostały zeskanowane lub zamówienia otrzymane mailem są kierowane wprost do pracownika odpowiedzialnego za nie, a po przetworzeniu wysyłane do innego pracownika jednym kliknięciem myszy. Jeżeli ktoś jest na zwolnieniu lekarskim lub na urlopie, można wykorzystać opcję systemu zastępstw, dzięki któremu dane zdarzenie (np. zamówienie lub reklamacja) zostanie automatycznie wysłane do innego pracownika. W sumie cały system zapewnia wysoką jakość procesów, a w efekcie ostatecznym zwiększenie satysfakcji klienta i pracownika.
Ponadto, etapu procesu, które wcześniej prowadzone były ręcznie, teraz mogą być zautomatyzowane. Nawet już istniejące formularze, takie jak raporty z produkcji i logi użytkowania, można w łatwy sposób zintegrować z obiegiem dokumentów. Dodatkowo, dane nie muszą być wprowadzane ręcznie, ale mogą być bezpośrednio importowane od istniejących aplikacji biznesowych. Oszczędza to czas i pieniądze, redukuje też ilość błędów powodowanych niewłaściwym wprowadzaniem danych. Ponadto, w jednoetapowym procesie mogą być automatycznie generowane maile służące informowaniu klientów z wyprzedzeniem o ważnych szczegółach przetwarzania danych lub dla uzyskania koniecznych aprobat.

Obieg dokumentów Adhoc - kiedy trzeba zrobić coś szybko
Wiele procesów biznesowych można prowadzić szybko i efektywnie dzięki procedurom obiegu dokumentów, które zostały opracowane wcześniej. Dopiero jednak podczas mapowania bardzo dynamicznych łańcuchów dystrybucji lub zatwierdzania, obieg dokumentów Adhoc pokazuje swoją prawdziwą siłę. Użytkownik po prostu wybiera z listy żądane osoby i zestawia sekwencję. ELO następnie automatycznie generuje żądany obieg dokumentów.