ELOprofessional

Zarządzanie dokumentami

Elektroniczne zarządzanie dokumentami

Większa efektywność i zrównoważony sukces komercyjny.

Zarządzanie dokumentami
Praktycznie każdy proces biznesowy i administracyjny obejmuje znaczną liczbę dokumentów. Czy to w formie papierowej, czy elektronicznej, dokumenty zawierają ważne informacje potrzebne do prowadzenia działalności na co dzień. Sukces w biznesie zależy w dużej mierze od efektywnego zarządzania dokumentami. To właśnie w tej dziedzinie wciąż istnieje zbyt wiele braków: informacje są często niepełne, a zebranie brakujących szczegółów zajmuje zbyt wiele czasu. Bywa, że ważne dokumenty lub informacje nie są dostępne, ponieważ koledzy w pracy zapisali je w folderach osobistych, katalogach poczty elektronicznej lub innych archiwach. Wszystko to niepotrzebnie dodaje pracy. System elektronicznego zarządzania dokumentami (DMS) taki jak ELOprofessional, może zmienić tę sytuację.
W ciągu kilku kliknięć myszką możesz opracować strukturę projektu, archiwum klienta lub faktur, które będą dostępne wszystkim zainteresowanym. Efektywna kontrola uprawnień reguluje dostęp do informacji poufnych. Jest również opcja szyfrowania dokumentów wrażliwych, takich jak akta personelu, raporty zarządu, itp. Nie ma ograniczeń co do wyboru sposobu organizacji archiwów. Można tego dokonać tradycyjnie, na wzór typowych szafek z kartotekami i rejestrami, lub na podstawie indywidualnych symboli, takich jak dziedziny działań zespołów, działania i zapytania o dane zagadnienia.

Integracja w wiodących zastosowaniach
Korzyści z dysponowania systemem zarządzanie dokumentami zaczynają się od konsolidacji wszystkich dokumentów dotyczących danego procesu, niezależnie od ich pochodzenia lub formatu. Do tego celu, ELOprofessional można zintegrować w wielu różnych aplikacjach stron trzecich, takich jak CAD, ERP lub systemy obsługi poczty elektronicznej, jak też i produkty Microsoft Office. Przykładowo, faktura wysłana jako załącznik w mailu może być zapisana w archiwum faktur, zaś logiczna kopia zostaje równocześnie umieszczona w odpowiedniej teczce projektu.
Dzięki automatycznej indeksacji słów kluczowych, wszyscy pozostali członkowie projektu mogą natychmiast odnaleźć nowo archiwizowane dokumenty. Innym pozytywnym aspektem takiego podejścia jest prostota wczytywania dokumentów papierowych. Mogą one być wprowadzane do systemu za pomocą klienta skanowania zintegrowanego w każdej stacji roboczej, a dostępna struktura plików może być przenoszona do ELO z wykorzystaniem prostego mechanizmu przeciągania (drag & drop). Jeżeli informacje są na samym początku istnienia archiwizowane w strukturze archiwum ELO, zarządzanie nimi jest jeszcze prostsze. Użytkownik może za pomocą myszy przeglądać kolejne pliki klienta/projektu. Funkcja zintegrowanego wyświetlania natychmiast i wygodnie pokazuje dokumenty w prawie każdym formacie. Repertuar funkcji administracyjnych obsługujących tę opcję jest prawie nieograniczony, począwszy od filtrów osobistych, poprzez rejestry dynamiczne i wyświetlanie zindywidualizowane, po grupowane poglądu plików według definicji użytkownika i automatyczne wyłączanie dokumentów zdezaktualizowanych.

Platforma dla pracy w zespole
System zarządzania dokumentami doskonale sprawdza się jako narzędzie w pracy indywidualnej, ale największe korzyści z jego stosowania widać dopiero w kontekście pracy w zespole. Poszczególne etapy przetwarzania danych muszą być skoordynowane, a użytkownik musi być pewien, że pracuje z oryginalnym dokumentem, a nie jego kopią. Dzięki zaawansowanemu zarządzaniu wersjami, ELOprofessional zapewnia całkowitą eliminację wszelkich konfliktów przy wprowadzaniu zmian w kontraktach, logach lub ofertach projektowych. Zarządzanie wersjami w ELO zachowuje pełne logi tego, co zostało zmodyfikowane, przez kogo i kiedy. Umożliwia to porównanie bieżącej wersji ze starszymi i dostęp do nich w każdej chwili. W tym kontekście pomocna jest też funkcja pobierania i działania (takes and activity), która przypomina o dokumentach i procesach, którymi trzeba się jeszcze zająć, a nawet monitoruje działania zewnętrzne. Przykładowo, jeżeli umowa dzierżawy wygaśnie w 2009 roku, ELOprofessional dopilnuje automatycznego przypomnienia o tym fakcie, wraz z informacją na temat ewentualnego przedłużenia umowy. Umożliwia to integrowanie pojedynczych dokumentów w procesach zespołu.