ELOprofessional

Integracja aplikacji biznesowych

Połączenie z ERP
Połączenie systemu ERP z SAP, BaaN, Microsoft, itp., do systemu zarządzania dokumentami i archiwizacji takiego jak ELO niedawno zyskało większe znaczenie dzięki wejściu w życie Zasad Dostępu do Danych i Weryfikacji Dokumentów Cyfrowych. Regulacja ta określa, że wszystkie informacje związane z podatkami muszą być przechowywane w postaci elektronicznej, nadającej się do analizy, przez wymagany okres czasu. Wydruk dokumentu, który został utworzony lub jest przechowywany elektronicznie, już nie wystarcza. ELOprofessional importuje dane ERP pod tym kątem zgodnie ze standardem IDEA. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że płytę DVD kompatybilną z IDEA zawierającą stosowne dane można wygenerować na żądanie audytora jednym przyciśnięciem klawisza - do sprawdzenia względem przepisów o nośnikach danych Z3. Oprócz tego, do archiwum można dołączyć komponenty oceny Audicon GmbH. Ułatwia to pełne sprawdzenie danych dotyczących podatków zgodnie z zasadami dostępu pośredniego (Z1) i bezpośredniego (12), nawet niezależnie od odpowiedniego systemu ERP. W ten sposób spółki mogą z wyprzedzeniem identyfikować słabe punkty potencjalnego audytu.

Procesy zautomatyzowane
Zgodność z Zasadami jest jednak tylko jednym aspektem współdziałania archiwum ELO z systemem ERP. Rzeczywiste korzyści operacyjne powstają dzięki automatyzacji procesów biznesowych, która jest możliwa poprzez połączenie z ELO za pośrednictwem globalnych standardów interfejsu, takich jak XML, usługi sieciowe i SOA. Tam, gdzie do tej pory faktury przychodzące były ręcznie księgowane (co było czasochłonne), z pomocą przychodzi obecnie skanowanie za pomocą ELO. Zawartość faktur jest automatycznie analizowana, a informacje konieczne do księgowania są klasyfikowane w sposób inteligentny. Proces zatwierdzenia może następnie być objęty zarządzaniem w połączeniu z obiegiem dokumentów ELO. Etapem końcowym jest automatyczne księgowanie dokumentu faktury. Ręczne wprowadzanie danych jest zminimalizowane, ponieważ pracownik potrzebuje jedynie kierować całym procesem i kontrolować jego przebieg.
Archiwum papierowe stanowi element zapasowy, ponieważ kwerendy odnośnie faktur zarchiwizowanych w ELO mogą być wyświetlane wyjątkowo szybko, za jednym przyciśnięciem klawisza, bezpośrednio z oprogramowania księgowego, łącznie z wszelkimi informacjami takimi jak uwagi, adnotacje, itp., które zostały dołączone elektronicznie podczas przetwarzania dokumentów. Tradycyjne archiwum może zostać zastąpione przez niedrogie składowanie długoterminowe z wykorzystaniem zmieniarki dysków lub specjalistycznej macierzy dyskowej. Dzięki temu firmy potrzebują jedynie cząstki przestrzeni do archiwizacji, jak była wymagana do tej pory. Jeżeli firma chce wysłać z systemu ERP do klienta fakturę elektroniczną w formacie takim jak PDF/A (oszczędzając na kosztach przetwarzania i opłatach pocztowych), ELO może zająć się także i tą konwersją. System może automatycznie generować kwalifikowane podpisy cyfrowe, aby spełnione zostały wymagania dla celów odliczeń podatku naliczonego. Zweryfikowane i poświadczone rozwiązania generowania podpisów są stałym komponentem ELOprofessional.

Procesy wzajemnie powiązane
Rozsądne jest połączenie oprogramowania księgowego z ELO i to samo odnosi się do wszelkich innych modułów oprogramowania ERP, takich jak zaopatrzenie, gdzie pełny i szybki dostęp do wszystkich plików klienta jest potrzebny przez cały czas, łącznie z wszystkimi dokumentami, umowami, itp. Potrzebne jest też zarządzanie projektami i produkcją, gdyż zawsze musi być możliwy dostęp do najbardziej aktualnych i sprawdzonych dokumentów dotyczących projektów i produkcji, bez względu na to, czy są one potrzebne do użytku własnego, na hali produkcyjnej, czy na placu budowy na drugim końcu świata. ELOprofessional zapewnia spójność informacji w procesie produkcji, ponieważ współpracuje z systemem ERP i wszelkich innymi aplikacjami.