ELOprofessional

Praca zespołowa

Praca zespołowa z zarządzaniem współdziałaniem
Zarządzanie współdziałaniem jest obecnie kluczowym elementem osiągnięcia sukcesu - pomaga w szybszej realizacji celów projektu i optymalizuje cykle produkt. Wydajne narzędzia do zarządzania informacjami są jednak potrzebne dla zapewnienia ściślejszej współpracy ze wspólnikami, dostawcami i klientami. Bez nich, osiągnięcie efektywnego współdziałania jest po prostu niemożliwe. Podstawą są w tym wydajne systemy zarządzania dokumentami, takie jak ELOprofessional, które kładą fundamenty zarządzania dokumentami współdzielonymi, bez względu na to, czy do tego przeznaczono własną wewnętrzną strukturę archiwum, czy też któraś z zaangażowanych firm dysponuje niezależnymi systemami archiwizacji. Typowymi przykładami są zakłady produkcyjne lub nawet wszechstronne zarządzanie projektami, w którym zadania są realizowane wewnętrznie, ale wciąż są ze sobą połączone poprzez procesy nakładające się na siebie.

Bezpieczeństwo współdzielonej bazy danych
Dobrą praktyką jest stosowanie rozproszonych serwerów archiwum dla projektów, w których koniecznością są współdzielona baza danych i autonomia wewnętrznej bazy dokumentów. Moduł replikacyjny ELO zapewnia każdej uczestniczącej firmie dostęp do najnowszych dostępnych dokumentów, np. dokumentów planistycznych, instrukcji wykonawczych i planów, zgodnie z określonymi zasadami przetwarzania. Korzyścią z tego rozwiązania jest to, że dokumenty nie muszą być wymieniane za pomocą poczty elektronicznej - co w przypadku obfitej dokumentacji (przy transakcjach na duża skalę) mogłoby generować znaczne nakłady prac administracyjnych. Serwer obiegu dokumentów ELO obsługuje również procesy zatwierdzenia - wysyła zamówienia za pomocą systemu poczty elektronicznej i monitoruje cały proces. Ponieważ wszystkie dane i dokumenty są w sposób ciągły przechowywane w centralnym systemie archiwum, z jednej strony zapewniona jest kompletność wszystkich dokumentami, z drugiej zaś opcja kontroli duplikatów zintegrowana w ELO zapewnia, że nie ma zbędnego składowania identycznych kopii tych samych dokumentów.
Gdy dokumenty są współdzielone w procesie przetwarzania, ELO eliminuje ewentualne nieporozumienia za pomocą zintegrowanego zarządzania wersjami, udostępniając wgląd w informacje którzy pracownicy dokonali jakich zmian i w którym momencie. Oprócz tego, centralny generator kodu plików może automatycznie przydzielać każdemu dokumencie niepowtarzalny numer.

Integracja w serwerze Microsoft SharePoint
W przypadku zarządzania współdziałaniem, opcja ta jest szczególnie użyteczna, gdy serwer Microsoft SharePoint jest używany jako zewnętrzny portal ELOprofessional. Do tego celu, ELO opracowało interfejs perfekcyjnie łączący serwer SharePoint z ELO. Dzięki temu można tworzyć proste szablony SharePoint obsługujące wydajne funkcje zarządzania dokumentami ELO, co zapewnia optymalną obsługę procesów biznesowych. Dodatkowo, serwer SharePoint sam w sobie jest rozbudowany za pomocą wydajnego komponentu archiwizacyjnego z blokadą wprowadzania zmian oraz systemu obiegu dokumentów. Korzyści zespołów projektowych z połączenia z serwerem SharePoint wynikają z dostępu do terminarza projektu, planów projektu i innych danych.


Integracja z istniejącymi portalami
Jeżeli firma ma już własne portale sieciowe, z łatwością można zintegrować całe spektrum funkcjonalne ELOprofessional. ELOprofessional przydziela każdą pojedynczą funkcję w postaci usług. Usługi te można następnie zintegrować w bardzo prosty sposób z istniejącymi portalami. Istniejące środowiska można rozszerzać tak, by objęły sobą wydajne funkcje zarządzania dokumentami i archiwizacji.
Ponadto można też skonfigurować system połączeń z aplikacjami (takimi jak ERP, CAD, CRM), które mają interfejs do systemu ELO, ale nie do portalu. ELO pełni tu funkcje aplikacji middleware i przekazuje dokumenty i dane.