ELOprofessional

Zarządzanie pocztą elektroniczną

Zarządzanie pocztą elektroniczną, nie tylko archiwizacja
Poczta elektroniczna praktycznie zastąpiła tradycyjną korespondencję biznesową. Wszystkie ważne informacje związane z procesami biznesowymi są przekazywane w mailach, łącznie z ofertami, szczegółami z przetwarzania zamówień i protokołami ze spotkań. Poczta elektroniczna stała się ważnym narzędziem łączności. Zarządzanie pocztą elektroniczną cechuje się jednak pewnymi istotnymi wadami, np. sposobem traktowania maili w obrębie firmy. Przykładowo, maile związane z procesem mogą znajdować się w osobistych skrzynkach wiadomości przychodzących, do których zespół projektowy jako całość nie ma dostępu. Często maile są drukowane dla objęcia ich procedurami zarządzania lub przetwarzania. Jeszcze więcej problemów powstaje, gdy ważne maile, lub takie, które muszą być przechowywane przez pewien okres czasu, zostaną usunięte, dla wygody albo przypadkowo. System zarządzania dokumentami ELO może być przydatne we wszystkich takich sytuacjach.

Archiwizacja z blokadą wprowadzania zmian
i zgodnością z wymogami prawa
Niezależnie od tego, jakiego rodzaju zarządzanie pocztą elektroniczną jest preferowane, ELO może obsługiwać większość prac administracyjnych, zapewniając przy tym spełnienie wszelkich wymogów prawnych. Przykładowo, Zasady Dostępu do Danych i Weryfikacji Dokumentów Cyfrowych nakazują przechowywanie maili związanych ze sprawami podatkowymi przez okres do dziesięciu lat. ELO zapewnia możliwość archiwizacji takich maili w sposób uniemożliwiający wprowadzanie zmian. Aby dane były czytelne w przyszłości, niezależnie od stosowanego systemu poczty elektronicznej, ELO może zapisywać je w formatach trwałych, takich jak TIFF czy PDF/A.
To samo dotyczy załączników w różnych formatach, które również mogą być przydzielane niezależnie od procesu, bez utraty połączenia z danym mailem. ELO zawsze archiwizuje i zarządza informacjami z uwzględnieniem związku pomiędzy mailem i załącznikiem, nawet jeżeli dokumenty te są przechowywane oddzielnie. Możliwe jest więc wygodne tworzenie kwerend do samych maili, które mogą być przeglądane przez odpowiedni system poczty elektronicznej. Poza tym, są one dostępne dla wszystkich aplikacji połączonych z ELO.

Strategie archiwizacji oparte na kliencie i serwerze
Maile zawsze dotyczą pewnego procesu. Np. potwierdzenia zamówień lub daty otrzymane w mailach zawsze mogą być przydzielane do odpowiednich procesów biznesowych lub dokumentów administracyjnych. Użytkownik może dokonać tego przyporządkowując mail i załącznik do pliku klienta ELO lub obiegu dokumentów ELO. Proces serwera może wykonać te czynności w pełni automatycznie. W przypadku archiwizacji poczty elektronicznej opartej na serwerze, ELO może archiwizować wszystkie maile. Do ustawienia parametrów archiwizacji można użyć prostego konfiguratora sterowania procesem (opóźnienie w czasie, czytanie wybranych maili, czarna lista, itp.). Zarządzanie istniejącymi prawami dostępu dokonuje się właśnie z niego. Wysoki stopień automatyzacji można uzyskać zwłaszcza wtedy, gdy ELO analizuje zawartości maili niezależnie (np. na podstawie zamówienia lub numerów projektów) i automatycznie przyporządkowuje maile do procesu lub inicjuje obieg dokumentów.