ELO

Wydajna praca

Profesjonalna praca w zespole

System ELO idealnie sprawdza się w pracy zespołowej - wielu użytkowników może w tym samym czasie pracować z tymi samymi dokumentami. Obsługa zadaniowo zorientowanej struktury informacji możliwa jest dzięki dowolnie definiowalnym widokom i możliwości tworzenia logicznych kopii dokumentów. Funkcje Check-In (Rejestracja) i Check-Out (Wyrejestrowanie) gwarantują, że równoczesna edycja tego samego dokumentu nie spowoduje konfliktu. Centralna baza danych systemu ELO umożliwia przekazywanie dokumentu kolejnym członkom zespołu. Funkcja przypominania gwarantuje z kolei, że nie zostaną przeoczone ważne dokumenty i procesy. Zadania można przydzielać samemu sobie lub kolegom z zespołu. W razie potrzeby, system ELO może skonfigurować zdarzenia w kalendarzu programu Outlook. W celu zachowania ogólnego spojrzenia, całą listę zadań można przeglądać z jednego miejsca.

Zaawansowane funkcje skanowania

Większość informacji w biurach wciąż jeszcze funkcjonuje w formie papierowej. Aby całość dokumentacji mogła być przechowywana na tym samym nośniku, system ELO wyposażony została w wydajne funkcje skanowania. Standardowy interfejs TWAIN pozwala na wykorzystanie skanerów o różnej wydajności i z różnych półek cenowych. Niektórzy z większych dostawców sprzętu (np. Hewlett Packard lub Kyocera) dostarczają specjalne rozwiązania (obejmujące oprogramowanie), dodatkowo usprawniające proces skanowania. Do dodatkowych usprawnień oferowanych przez pakiet ELO należą zróżnicowane profile skanowania, przetwarzanie bądź polepszanie obrazów oraz automatyczne zapisywanie dokumentu w archiwum.

Szybkie wydobywanie informacji

Przeszukiwanie i wyszukiwanie dokumentów często wiąże się z dużym nakładem pracy. ELO udostępnia wydajne funkcje wyszukiwania, które pozwalają zaoszczędzić cenny czas. Podstawowym elementem funkcji wyszukiwania jest wydajna baza danych, która umożliwia szybkie wyszukanie interesujących użytkownika dokumentów, nawet w przypadku przechowywania dużych ilości danych. ELO umożliwia tworzenie indywidualnych indeksów i formularzy wyszukiwania, pozwalających na zapisywanie i przeszukiwanie dokumentów w uporządkowany sposób. Wyszukiwanie pełnotekstowe pozwala na wyszukiwanie terminów nie tylko w dokumentach tekstowych (DOC, PDF itp.), lecz także w dokumentach graficznych lub zeskanowanych (TIF). Możliwe jest wyszukiwanie terminów, dla których nieznana jest dokładna forma gramatyczna (wyszukiwanie tekstu o zbliżonym brzmieniu). Wyszukiwane terminy można zapisywać i ponownie wykorzystywać.

Elastyczne przenoszenie danych

Ważnym składnikiem pakietu ELO jest funkcja eksportu/importu, umożliwiająca przenoszenie dokumentów pomiędzy systemami, np. do innych produktów z rodziny ELO. Oferuje ona znaczną elastyczność i pozwala na przechowywanie dokumentów w lokalizacjach zewnętrznych, zamiast w archiwum ELO. Dzięki wprowadzeniu dodatkowych informacji, takich jak okres lub data użyteczności, można również decydować o czasie usunięcia dokumentów z archiwum.